Hybride werken op kantoor: 8 soorten ruimtes

Hybride werken: veel organisaties doen het al jaren. Nu we er allemaal veel ervaring in hebben, komen we erachter welke werkzaamheden ons thuis goed afgaan. En welke werkzaamheden we beter op kantoor kunnen uitvoeren. Hoe richt je de kantoorruimtes zó in, dat deze passen in het hybride werken én meerwaarde blijven bieden voor je medewerkers? Ik vertel je er meer over.

De kantoorfunctie verandert. De zogenoemde traditionele ‘kantoortuin’ verdwijnt. Grote vergaderzalen en dynamische, open kantoorruimtes maken steeds meer plaats voor kleinere ruimtes. Voor bijvoorbeeld creatieve inspiratiesessies, hybride vergaderen en voor informeel samenkomen. Waar komen deze behoeftes vandaan?

De kantoorbehoeften van nu

In de afgelopen jaren heeft de overheid onderzoek gedaan naar de kantoorbehoeften van medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan ‘Hybride werken in het Rijk’, een overheidsonderzoek van ICTU, en het ‘NEA-COVID-19’ onderzoek van TNO. In deze onderzoeken komt onder andere naar voren dat medewerkers meer privacy en rust willen tijdens hybride vergaderen. Vandaar groeit de behoefte naar kleinere kantoorruimtes, waar je bijvoorbeeld één-op-één of in kleine groepen kunt videovergaderen. In het onderzoek komt ook naar voren dat medewerkers het kantoor graag als ontmoetingsplek gebruiken. Om bijvoorbeeld bij te praten of creatief te brainstormen met collega’s. Werkzaamheden die het teamgevoel bevorderen.
IT-trends 2021 volgens Gartner: thuiswerken verandert technologieën voor de toekomst 3

Splitsing in werkzaamheden

Kort samengevat: medewerkers komen naar kantoor om intensief samen te werken. Medewerkers doen thuis juist liever de werkzaamheden waar ze anderen niet voor nodig hebben, zoals administratieve taken. En door deze splitsing veranderen de werkplekken mee. In een eerder artikel noemde ik al hoe een goede thuiswerkplek de productiviteit verhoogt. Maar hoe zit het met de kantoorruimtes? Hoe kun je deze productief inrichten met de hybride trends in het achterhoofd?

8 soorten kantoorruimtes

Hoe je je kantoorruimtes ook inricht, concentratie is het sleutelwoord. Er komen steeds meer storingsfactoren op kantoor, bijvoorbeeld het videovergaderen. Vandaar is het belangrijk om werkzaamheden zo gefocust mogelijk te kunnen doen. Ik onderscheid hierbij 8 soorten kantoorruimtes.

1. Phonebooth

Deze ruimte heeft veel weg van een telefooncel of minikantoor. In de phonebooth kun je (vaak staand) eenvoudig videovergaderen met je eigen device. Dit kan je werklaptop zijn, maar ook je tablet of telefoon. De afgesloten phonebooth is bovendien prikkelarm en privacygericht.

2. Eén-op-één vergaderruimte

In deze ruimte kun je ongestoord vergaderen met een andere collega. Net als de phonebooth is deze ruimte afgesloten en dus prikkelarm en privacygericht.

Hybride werken op kantoor: 8 soorten ruimtes

3. Kleine vergaderruimte of ‘huddle space’

Dit is een ruimte waar je met maximaal 4 personen kunt vergaderen. Door een goede all-in-one videobar met geïntegreerde camera, speakers en microfoon te installeren, kun je de ruimte ook gebruiken om te videovergaderen.

4. Vergaderruimtes (middelgroot en groot)

Dit kunnen meerdere middelgrote ruimtes en één grote ruimte zijn. Een grote vergaderruimte kan ook met tussenwanden opgedeeld worden in meerdere, middelgrote vergaderruimtes. Medewerkers kunnen er zowel fysiek als digitaal vergaderen. Dit kan bijvoorbeeld door de vergaderruimtes te standaardiseren. Een andere mogelijkheid is om een whiteboard in de ruimte te plaatsen en via Microsoft Teams te delen in de videovergadering.

5. Stilteruimte

Soms hebben medewerkers behoefte aan een plek waar ze in stilte kunnen werken. Of waar ze administratief werk kunnen doen. Dit kan in ruimtes waar je meerdere werkzaamheden kunt verrichten, zoals een één-op-één vergaderruimte of een kleine vergaderruimte.

6. Creatieve ruimte

Deze ruimte is bedoeld om inspiratie uit te wisselen, onder andere door te brainstormen, plannen te maken en ideeën uit te wisselen. Eigenlijk kun je dit zien als een kleine boardroom waar je niet productief, maar juist creatief bezig bent. De inrichting van de ruimte mag dan ook abstracter of meer analoog zijn, met bijvoorbeeld inspirerende afbeeldingen, een collaboration board of een whiteboard waar je ouderwets op kunt schrijven.

7. Ontmoetingsplek of huiskamer

Deze ruimte is bedoeld om even afgeleid te zijn van werk en om informeel samen te komen. Je kunt er koffie drinken met collega’s en ideeën uitwisselen. Deze ruimte bevordert het teamgevoel en de creativiteit. Dit komt doordat je andere gesprekken voert met collega’s en even niet achter je werkplek zit. Bovendien is dit per definitie een ruimte zonder apparatuur. Geen computer of notebook dus, maar een narrowcastingscherm om nieuws en informatie te tonen kan wel.

8. Eventruimte voor live events

Net zoals de hiervoor genoemde huiskamer is de eventruimte informeel ingericht. Ook deze ruimte stimuleert teamgevoel en creativiteit. Om de akoestiek goed op orde te krijgen, kun je gebruik maken van geluidswerende panelen of modieuze vloerkleden. Zo klinkt de ruimte minder hol en zijn de gesprekken beter te volgen. Daarnaast zorgt een neutrale achterwand voor minder afleiding bij de deelnemers. Verlichting zorgt ervoor dat de sprekers goed in beeld zijn. Deze verlichting kun je naar wens aanpassen om de juiste sfeer te creëren.

In gesprek over kantoorbehoeftes

Voordat je de kantoorruimtes gaat herinrichten, is het van belang om met je medewerkers in gesprek te gaan. Kijk naar welke taken zij voornamelijk op kantoor uitvoeren. Het kan zijn dat sommige medewerkers alleen naar kantoor komen voor bepaalde werkzaamheden, maar er kunnen ook medewerkers zijn die al hun werk graag op kantoor doen. Bijvoorbeeld omdat ze thuis teveel worden afgeleid of gebrekkig internet hebben. Ga in gesprek met je collega’s over de volgende vraag: ‘Voor welke werkzaamheden is het kantoor de ideale plek voor jullie?’.

Online werkplekbeheer

Een tool die kan helpen om de kantoorbehoeftes in kaart te brengen, is online werkplekbeheer. Als medewerkers de huidige kantoorruimtes kunnen boeken, zie je gelijk aan welke ruimtes wel of geen behoefte is. Daarnaast krijg je inzicht in de dagen en tijden waarop de ruimtes gereserveerd worden. Online werkplekbeheer kun je ook inzetten na de herinrichting van de kantoorruimtes. Bijvoorbeeld om aan te geven dat een ruimte multifunctioneel is of alleen voor bepaalde werkzaamheden gereserveerd kan worden.

E-book: Samenwerken op afstand

Lees meer tips en adviezen over samenwerken op afstand in het e-book. En kies het videovergaderpakket dat het beste bij je organisatie past.

Hybride vergaderen bij VolkerWessels Telecom

Hybride werken stelt niet alleen nieuwe eisen aan de kantooromgeving, maar er zijn ook nieuwe tools nodig voor thuiswerkers. Hoe breng je werknemers samen? En hoe zorg je voor de optimale beeld- en geluidkwaliteit zodat werknemers met plezier hybride kunnen vergaderen? VolkerWessels Telecom verving de bestaande apparatuur en richtte de kantoorruimtes opnieuw in om het videovergaderen te verbeteren.

VolkerWessels Telecom verzorgt het volledige traject rond de aanleg van hoogwaardige digitale infrastructuur. De organisatie ontwerpt, bouwt en onderhoudt zo de netwerken waarmee toepassingen, die onze samenleving nodig heeft, zijn verbonden. Van woningen en kantoren tot tunnels, stadions of de openbare ruimte.

Transitie naar moderne werkplek

Als VolkerWessels Telecom de transitie maakt naar Microsoft Teams én een nieuwe moderne werkplek, blijkt de bestaande apparatuur voor videovergaderen hierbij niet meer toereikend. Paul Wante is operationeel beheerder en vertelt: “De apparatuur waar wij mee werkten was nog gebaseerd op het ‘oude videovergaderen’ en was niet flexibel inzetbaar.”Hybride vergaderen bij VolkerWessels Telecom

Lijnen openzetten en protocollen starten

Paul vervolgt: “Voordat je kon videovergaderen moesten er lijnen worden opengezet en protocollen gestart. Voor de eindgebruiker was dit niet eenvoudig. We kregen dan ook regelmatig vragen. Dit wilden we slimmer doen. Zeker toen we plotseling op grote schaal hybride gingen werken.”

Bring Your Own Device

Daarom richtte VolkerWessels Telecom elke ruimte op kantoor in met hoogwaardige apparatuur, om optimaal te kunnen videovergaderen. Paul legt uit: “We kozen voor oplossingen voor Bring Your Own Device-meetings. Het grote voordeel hiervan is de flexibiliteit voor de medewerkers. Via een usb-c kabel sluit je jouw eigen device namelijk eenvoudig aan op de verrijdbare schermen. Je device herkent de camera en speakers direct, zodat je elke ruimte binnen no-time omtovert tot videovergaderruimte. Onze grotere ruimtes zijn zelfs voorzien van een all-in-one videobar: een soundbar met ingebouwde microfoons en slimme camera. Deze camera zoomt automatisch in op de spreker.”

Hybride vergaderen bij VolkerWessels Telecom 1

Paul Wante, Operationeel beheerder bij VolkerWessels Telecom

Plezierig vergaderen en tijdsbesparing

VolkerWessels Telecom is erg tevreden met de oplossingen. Paul: “Onze medewerkers zijn laaiend enthousiast. Het geluid en beeld zijn uitstekend en je beschikt over een groot scherm waar je ook eenvoudig presentaties mee deelt. Dit zorgt voor een plezierige manier van vergaderen. Daarnaast leveren deze slimme oplossingen tijdwinst op. Doordat vergaderen nu altijd en overal mogelijk is, besparen medewerkers flink op reistijd.”

Webinar: hybride vergaderen

Benieuwd naar meer praktische adviezen en inzichten voor effectief videovergaderen? Kijk het webinar ‘Hybride vergaderen’. Laat je inspireren door experts én doe je voordeel met de praktijkervaring van VolkerWessels Telecom.

Ontdek meer tips voor hybride werken

Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.