ForTop

Liefde voor techniek

Fortop groeit hard. Bestond het team zes jaar geleden nog uit 12 medewerkers, inmiddels zijn dat er 39. Ze staken de grens over met een vestiging in België en Engeland. In Zwartsluis zit het hart van het bedrijf: het hoofdkantoor.

Ze importeren industriële en elektrotechnische producten en onderdelen. ‘Ogen en oren van machines’ zeggen ze zelf. Denk aan sensoren, camera’s en meetinstrumenten. Het bedrijf draait op techniek en innovatie. Alhoewel: qua techniek kon het bij het archief iets beter, vond men. Kilometers papier met een stoffige laag. Dat moest anders. Document Center Zwolle kwam in beeld. Of wij wat aan dat papieren archief konden doen. Dat konden we. En we konden meer.

In vol ornaat

Onze standaard oplossing voor digitaal archiveren is M-Files. In februari trokken we ons mooie pak aan en vertrokken richting Zwartsluis. We pre- senteerden onze oplossing aan de directie en lieten M-Files in vol ornaat zien. M-Files kan namelijk meer dan alleen digitaal archiveren. M-Files is goed te gebruiken voor het opbouwen van een archief. Het is tegelijkertijd een oplossing die waarde toevoegt. Met M-Files kun je namelijk het hele werkproces inrichten. Het is een hele mooie oplossing om documenten eenvoudig en snel te beheren, vinden en volgen. Documenten delen via mail is met M-Files verleden tijd. In elke fase van een proces of project werk je vanuit M-Files. Het is een soort digitale kast. Groot voordeel is wel: je richt de kast zelf in. Het proces met de bijbehorende processtappen ontwerp je namelijk je zelf. Ook kun je allerlei opmerkingen en notities aan je document of proces meegeven.

Honderden papiertjes per dag

Nog voordat ze wisten hoe, zei Fortop ons: dit willen we. Wat bleek: Fortop worstelt al jaren met een grote papierstroom in het bedrijf. Iedere aanvraag of order van een klant gaat gepaard met minimaal vier fysieke documenten. Die docu- menten gaan van bureau naar bureau. Tientallen orders per dag. Plus tientallen inkoop- facturen van leveranciers. Honderden papiertjes per dag dus. Daar wilden ze eigenlijk óók wel van af. We pasten de klantvraag aan: of we konden helpen bij het digitaliseren van het gehele order- en inkoopproces én opbouwen van een digitaal archief. Natuurlijk konden we dat.

Samen aan de slag

Met de mensen van Fortop maakten we een blauwdruk van het proces. Hoe ziet het er nu uit en waar willen jullie naartoe? Wat gebeurt er met een order die binnenkomt en hoe ziet het proces er daarna uit?We maakten een testomgeving en binnen een maand werkten de mensen van Fortop in twee omgevingen: de oude ‘papieren’ omgeving en de nieuwe digitale. Dagenlang liep onze implementatiespecialist rond in Zwartsluis. Met elkaar richtten we de nieuwe werkomgeving stap voor stap in. Uitdagend daarbij was de koppeling tussen het nieuwe M-Files en bestaande ERP-systeem (Multivers). We kwamen tot de optimale proces- inrichting. Die ziet er vanaf dat moment -in het kort- als volgt uit:

Iedere order en iedere aanvraag gaat via Multivers M-Files in. Hierna komt de op maat ingerichte workflow op gang. Per discipline worden controles uitgevoerd en bij akkoord van iedere discipline start het orderstadium. De bestelling wordt geplaatst bij de leverancier. Zodra het product binnen is, gaat de order via M-Files richting magazijn om gepickt en verzonden te worden. Afsluitend vindt de facturatie plaats. Tijdens dit hele proces komt er geen wit velletje papier tevoorschijn. Oké, eentje dan: de magazijnbon. Maar ook die wordt na het orderpicken met één muisklik digitaal gemaakt op de multifunctional (door ons geleverd, uiteraard). De magazijnbon wordt automatisch gearchiveerd in het juiste dossier binnen M-Files. Mooi hierbij is dat order- en inkoopproces worden gekoppeld op basis van het ordernummer dat wordt gemaakt in Multivers. De facturen van de leveranciers beginnen altijd met een inkooporder. Zodra de inkooporder in Multivers is gemaakt, gaat het via de workflow naar M-Files. Daar worden alle documenten in verzameld, van leverancier én klant.

Tevreden Fortoppers

De manier waarop je jarenlang werkt, gooi je overboord en je gaat het vanaf nu helemaal anders doen. Dat heeft tijd nodig. Die tijd heeft Fortop genomen. Ze hebben zich maximaal ingezet om deze verandering door te voeren en wij konden ze maximaal ondersteunen. De versnipperraar is nooit gevonden. Hoeft uiteindelijk ook niet, want papier is toch verleden tijd. Net als zoekgeraakte bonnen, geheimzinnige bestellingen of fouten in orders. Fortoppers geven aan fluitend door het leven te gaan. De directie geeft aan eindelijk het gevoel van controle te hebben, feeling bij wat er allemaal gebeurt in het bedrijf. Heel belangrijk, als je het ons vraagt.