6 voordelen van automatische factuurverwerking

woensdag 19 juli 2023

Veel crediteurenafdelingen verwerken facturen nog altijd handmatig en soms zelfs gedeeltelijk op papier. Dit kost veel tijd en kan leiden tot lange betaaltermijnen. Ook is de foutkans aanzienlijk. En dit terwijl het veel efficiënter kan met automatische factuurverwerking. In dit artikel ontdek je 6 voordelen.

#1. Bespaar waardevolle tijd

Met automatische factuurverwerking gaat er vrijwel geen tijd meer verloren aan handmatige werkzaamheden. Zodra een factuur binnenkomt, wordt deze gematcht met een inkooporder of de contractafspraken. Handmatig coderen, controleren en goedkeuren is niet langer nodig. De factuur wordt na matching direct doorgezet naar het financieel systeem voor betaling. Medewerkers hoeven hierdoor alléén nog naar de uitzonderingen te kijken.

Zo bespaar je waardevolle tijd en kunnen medewerkers meer strategische taken oppakken, die bijdragen aan de resultaten van de organisatie én positieve impact hebben op het werkplezier.

#2. Versterk de relatie met leveranciers

Als organisatie sta je voor goede, duurzame relaties met je leveranciers. Dan is het belangrijk dat je snel en op tijd betaalt en fouten in het facturatieproces zoveel mogelijk voorkomt. Met automatische factuurverwerking factureer je sneller en nauwkeuriger. Zo vergroot je je betrouwbaarheid. En als je de betaaltermijnen verkort, sta je tegelijkertijd sterker tijdens onderhandelingen over kortingen of gunstigere betalingsvoorwaarden.

#3. Factureer nauwkeuriger

Als je handmatig facturen verwerkt, is een fout zo gemaakt. Misschien worden facturen over het hoofd gezien en andere juist dubbel verwerkt. Het kost tijd om dit te herstellen, dus dit wil je zoveel mogelijk voorkomen.

Met een oplossing voor automatische factuurverwerking werkt iedereen volgens dezelfde procedures, vanuit één centraal systeem. De software herkent facturen automatisch en waarschuwt bij eventuele afwijkingen, bijvoorbeeld bij dubbele facturen of als bedragen en gegevens niet overeenkomen. Fouten en/of afwijkingen zie je in één oogopslag en kun je direct corrigeren.

Daar komt bij dat medewerkers dankzij een audit trail precies zien wanneer een factuur is binnengekomen, geregistreerd, waar deze zich momenteel bevindt en wie er het laatst toegang tot heeft gehad. Ook is inzichtelijk of er wijzigingen zijn aangebracht en eventueel door wie de factuur is goedgekeurd. Zo houd je altijd en overal inzicht in het proces en grip op de factuurverwerking.

#4. Houd grip op de cashflow

Als je grip wilt houden op de cashflow, is het o.a. belangrijk dat je weet waar je geld naartoe gaat. Zonder een duidelijk overzicht kunnen de uitgaven onbedoeld de pan uit rijzen. Ook blijven onrendabele leveranciersrelaties dan onopgemerkt. Software voor automatische factuurverwerking stelt je in staat om uitgaven tot op detailniveau in te zien en te analyseren. Zo volg je de prestaties van je leveranciers.

#5. Verbeter de compliance

Als organisatie wil je zeker van zijn van compliance. Elke zakelijke transactie moet voor de juiste personen na te gaan zijn. Procedures moeten correct en consistent worden gevolgd. En leveranciers en/of klanten moeten erop kunnen rekenen dat vertrouwelijke informatie veilig is. Regel je het facturatieproces op papier? Dan is dit alles veel lastiger te waarborgen.

Automatisering biedt volledige en juiste documentatie van alle zakelijke transacties. Hierbij zie je via een audit trail dus precies wie op welk moment wat heeft gedaan binnen het proces. Je borgt niet alleen de facturen op één centrale plek, maar ook alle correspondentie daaromheen. Denk aan relevante e-mails, brieven of contracten.

Daarbij ben je zeker van optimale security. Je kent namelijk eenvoudig rechten, rollen en autorisatieniveaus toe aan medewerkers. Hierdoor voorkom je oneigenlijke toegang tot informatie. Ook vinden er automatisch updates plaats in de cloud. Zo weet je zeker dat de security altijd up-to-date is.

#6. Eenvoudig te implementeren

Je factuurverwerking automatiseren is eenvoudiger dan je misschien verwacht. Tegenwoordig bestaan er tal van gebruiksvriendelijke oplossingen voor factuurverwerking. Deze kunnen naadloos in je bestaande systemen worden geïntegreerd en vereisen geen uitgebreide vakkennis. De implementatie kan in enkele weken rond zijn.

Lees de praktijkervaring van Otentic Logistics

Benieuwd hoe dit werkt in de praktijk? Lees hoe Otentic Logistics het aanpakt en ontdek wat het hen oplevert.

Download het e-book

Benieuwd naar de mogelijkheden van automatische factuurverwerking? Download het e-book. Ontdek de voordelen, lees hoe je hiermee start én doe je voordeel met de ervaring van Interstream Barging en Verbrugge.